SURAT
-Definisi:
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Selain itu, surat dapat juga diartikan sebagai pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi tertulis yang menyangkut kegiatan tugas dan kegiatan instansi.
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
-Fungsi:
~ Sebagai alat/sarana komunikasi
~ Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran, gagasan
~ Alat bukti tertulis. mis. surat perjanjian
~ Alat untuk mengingat. mis. surat yang diarsipkan
~ Pedoman kerja. mis. surat keputusan dan surat perintah
-Penggolongan Surat
Berdasarkan Asal dan Tujuan
Surat Intern
Surat Intern yaitu surat yang berasal dari dan ke sesama bagian dalam lingkup.
Surat Ekstern
Surat Ekstern yaitu surat yang berasal dari dan untuk instansi lain luar.
Berdasarkan Status
Surat Dinas
Surat Dinas yaitu surat yang ditujukan kepada pejabat atau yang disertai nama dan jabatan ybs.
Surat Pribadi
Surat Pribadi yaitu surat yang ditujukan kepada seorang pejabat / pegawai tanpa menyebutkan jabatan ybs.
Berdasarkan Sifatnya
Surat Penting
Surat Penting yaitu surat yang memerlukan tindak lanjut dan mempunyai nilai guna dalam proses administrasi.
Surat Biasa
Surat Biasa yaitu surat yang tidak memerlukan tindak lanjut, tetapi cukup diketahui saja.
Surat Rahasia
Surat Rahasia, yaitu surat yang isinya bersifat rahasia dan hanya boleh diketahui oleh pimpinan atau pejabat yang ditunjuk atau alamat yang dituju. Menurut jenisnya, yang tergolong surat rahasia ini, yaitu yang menyangkut Surat Rahasia Kepegawaian (usul kenaikan pangkat, mutasi karyawan, hukuman administratif dan perkara-perkara yang melanggar ketentuan kepegawaian) dan Surat Rahasia Non Kepegawaian (berupa masalah-masalah yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan).
Surat Keluarga
Surat keluarga ialah surat yang dikirim oleh seseorang kepada anggota keluarga.
Isi surat dapat berupa berita duka, gembira, bertanya, meminta sesuatu, dan sebagainya.
Sapaan yang lazim digunakan antara lain ananda, ibunda, ayahnda, adinda, atau kakanda yang diawali dengan huruf kapital..
Bahasa surat dapat menggunakan bahasa baku atau bahasa tidak baku (bahasa seharihari), tetapi komunikatif.
Unsur-unsur surat antar lain: tanggal, alamat, salam pembuka, tubuh surat (pembuka, isi, dan penutup), salam penutup, dan diakhiri tanda tangan dan nama jelas.
Surat Resmi
Surat resmi adalah bentuk surat yang paling lengkap. Surat ini mempunyai hampir semua persayaratan: Mulai dari kepala surat – Nomor surat – Pokok surat – Lampiran – Tempat dan tanggal – Alamat tujuan – Kata permulaan – Kata pendahuluan (pembuka surat) – Isi surat – Penutup – Penyebut atau jabatan penanggung jawab surat tersebut. Nama terang – Cap atau stempel
Di sebelah kiri bawah tercantum: Salinan atau tembusan.
Contoh surat resmi:
DEPARTEMEN PENERANGAN REPUBLIK INDONESIA
Jl. Merdeka Barat 75. Jakarta Pusat 12345. Telp. 021-123456
————————————————————————————
No. :
Lamp:
Hal:
Kepada Yth,
………………………………
………………………………
Dengan Hormat,
Berkenaan dengan surat (pembukaan)………………….
……………………………………………………………………….
….. (Isi surat)……………………………………………………..
……………………………………………………………………….
(Penutup)…………………………………………………………
………………………………………………………………………
Kepala bagian penerangan
dalam negeri
[tanda tangan]
(Horasman, S.H.)
Tembusan : 1. ……………
Surat undangan resmi dan surat lamaran kerja
Surat undangan resmi haruslah mengikuti aturan surat menyurat bersifat resmi, mulai dari struktur surat, ejaan yang digunakan, sampai kepada bahasa surat. Struktur surat undangan meliputi: kepala surat, tempat dan tanggal surat, nomor, lampiran dan hal, alamat, salam pembuka, tubuh surat (pembuka, isi, penutup), salam penutup, dan tanda tangan yang disertai nama jelas. Tetapi, dalam surat lamaran tidak memakai kepala surat karena pengirimnya bersifat pribadi.
Contoh surat undangan resmi:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
SEKOLAH MENENGAH UMUM NEGERI 25 JAKARTA
Jalan A.M. Sangaji 22-24 Jakarta Pusat
Jakarta 10130, Telepon (021) 6331921, (021) 6340139
20 September 2003
Nomor : 150/ GX/ PS/ 2003
Lampiran : -
Prihal : Undangan pentas seni
Kepada Yth. Bapak/ Ibu Guru Kesenian
SMU Amanda
Jalan A.M. Sangaji 35
Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengundang bapak/ibu Guru kesenian SMU Amanda untuk menghadiri Pentas Seni SMU 25 Jakarta, yang akan diadakan:
Hari/ Tanggal : Kamis, 25 September 2003
Tempat : SMU Negeri 25 Jakarta
Waktu : pukul 10.00 s.d. 14.00 WIB
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Panitia
Erniwati, M.Pd.
Penulisan pemerian pada surat undangan, yaitu hari, tempat, dan waktu harus diawali dengan huruf kecil karena hal tersebut berupa kelanjutan kalimat paragraf sebelumnya. Begitu pula pemerian pada identitas pelamar surat dalam surat lamaran.
contoh:
. . .
Dengan surat ini saya:
nama : Dewanti
tempat/ tanggal lahir : Medan, 11 September 1985
alamat : Jalan Tirto No.20, Medan
pendidikan terakhir : SMA
. . .
Surat Memo ( Memorandum)
Memo atau memorandum adalah jenis surat dinas yang berisi catatan singkat
tentang pokok persoalan. Memo ditulis oleh atasan untuk pejabat yang setingkat atau
untuk bawahan, dan dapat juga ditulis oleh bawahan untuk atasan. Memo bersifat
informal dan tingkat keresmiannya rendah. Memo tidak menggunakan nomor surat.
Walaupun begitu, informasi yang dituliskan dalam memo tetap mengandung
kedinasan. Memo bersifat intern (selingkung).
Isi memo dapat berupa instruksi, saran, tugas, atau petunjuk tertentu yang berisi
hal-hal pokok saja; singkat tapi jelas; dan tidak perlu ada paragraf pembuka, tetapi
langsung pada isinya.
Contoh Memo :
SEKOLAH MENENGAH UMUM (SMU) NEGERI 78
Jalan Bhakti IV/1, Kemanggisan
Jakarta Barat Telepon (021) 5482914
M E MO
10 Novemver 2003
Kepada : Wakasek Bidang Sarana/Prasarana
Dari : Kepala Sekolah
Hal : Persiapan Rapat
Kami minta agar Saudara mempersiapkan ruang aula beserta perlengkapannya untuk rapat kelulusan kelas III yang akan diadakan pada tanggal 28 April 2003.
Terima kasih atas bantuan Saudara.
Sujono Kuslan
CURRICULUM VITAE (CV)
Curriculum vitae adalah deskripsi tertulis tentang pengalaman kerja anda, latar belakang pendidikan, dan keterampilan. Juga disebut CV, atau hanya vitae, itu lebih rinci dari resume dan umumnya digunakan oleh mereka yang mencari pekerjaan di luar AS dan Australia. Sebuah curriculum vitae juga digunakan oleh seseorang mencari pekerjaan akademis, yaitu di college atau universitas.
Ada beberapa perbedaan antara curriculum vitae dan resume. Sebuah curriculum vitae adalah lebih lama ( hingga dua atau lebih halaman ), lebih sinopsis rinci latar belakang dan keterampilan. Sebuah CV berisi pengungkapan latar belakang pendidikan anda dan akademis serta pengalaman pengajaran dan penelitian, publikasi, presentasi, penghargaan, kehormatan, afiliasi dan rincian lainnya. Sebagai dengan resume, anda mungkin perlu berbagai versi CV untuk berbagai jenis posisi.
Seperti resume, daftar riwayat hidup harus menyertakan nama anda, informasi kontak, pendidikan keterampilan dan pengalaman. Selain dasar - dasar, CV termasuk penelitian dan pengalaman mengajar, publikasi, hibah dan beasiswa, asosiasi profesi dan lisensi, penghargaan dan informasi lainnya yang relevan dengan posisi yang anda lamar. Mulailah dengan membuat daftar semua informasi latar belakang anda, kemudian mengaturnya ke dalam kategori. Pastikan anda menyertakan tanggal pada semua publikasi yang anda masukkan.
2. Hal - hal yang berhubungan dengan CV
Manfaat Curiculum Vitae
Manfaat curiculum vitae adalah menjelaskan keterangan diri, informasi diri, data diri dan sebagainya. Dengan CV, setiap orang yang membaca dan memeriksa CV seseorang akan dapat mengetahui dan menelaah setiap orang dari informasi diri yang telah diberikan, serta dapat memberikan gambaran seseorang melalui kegiatan – kegiatan atau dari spesifikasinya dalam pendidikan dan berorganisasi. Dengan kata lain manfaat CV menjelaskan kriteria diri dalam bentuk teks.
Susunan Curiculum Vitae :
1. Data Pribadi
Bagian ini berisi nama, alamat, agama, email, nomor telepon dan identitas pribadi lainnya.
2. Pendidikan
Bagian ini menjelaskan latar belakang pendidikan dan berhubungan dengan pekerjaan yang dituju. Pada umumnya, banyak yang membuat CV menjelaskan dari TK (Pendidikan paling dasar), SD, SMP sampai perguruan tinggi (Pendidikan terakhir).
3. Pengalaman Kerja
Bagian ini adalah bagian yang paling dilihat oleh perekrut kerja. Pengalaman kerja memberikan gambaran apakah seorang kandidat sudah memiliki jam terbang yang cukup atau masih terbatas. Rekruter juga bisa menentukan apakah kandidat dapat segera menyesuaikan diri di organisasi yang baru atau apakah dia butuh penyesuaian yang panjang.
4. Skill Yang Dimiliki
Seharusnya pada bagian ini perlu dijelaskan dalam CV skill apa saja yang telah dimiliki sebagai proses belajar maupun pengalaman dari pekerjaan sebelumnya. Dan dibuat dalam bentuk yang meyakinkan dan informatif.
5. Training Yang Pernah Diikuti
Untuk lebih meyakinkan lagi, perlu memasukkan daftar training yang pernah diikuti sebelumnya untuk memberi gambaran sejauh mana pemilik CV telah berkembang dan wawasan apa saja yang sudah dimiliki.
6. Prestasi
Ini adalah bagian yang penting disamping pengalaman kerja yang menjelaskan keunikan, kelebihan dan presetasi sebagai individu sekaligus pencapaian di bidang tertentu.
7. Kegiatan Ekstrakurikuler/Kemasyarakatan
Selain hal-hal yang berhubungan langsung dengan pekerjaan. Pada CV juga perlu memberikan sedikit gambaran kegiatan yang dilakukan di masyarakat. Ini akan menunjukkan bahwa pemilik CV bisa membagi waktu dan memiliki hubungan sosial yang lebih luas, tidak hanya sebatas di lingkungan pekerjaan.
3. Contoh CV
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Data Pribadi :
Nama : Rangga Satriyo
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta ,09 Desember 1993
Jenis Kelamin : Laki Laki
Agama : Islam
Kewarganegaraan : Indonesia
Alamat : Jl. Kencana Barat No. 8
Griya Bintara Indah, Bekasi Barat 17134
Telephon : 021 6523987 (rumah)
0812 222 5555 (HP)
Latarbelakang Pendidikan
Formal
2005 – 2008 : SMP 172, Jakarta
2008 – 2011 : SMA 89, Jakarta
2011 – 2015 : Universitas Gunadarma, Bekasi
Kemampuan
Kemampuan Akuntansi (Accounting) dan Administrasi. Journal printing & Calculation, Ledger, Salary Calculation, Project Data Updating, Teller, Petty Cash Payroll & Calculation, Inventory Controls)
Kemampuan Komputer (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook dan Internet)
Memahami Sistem Perpajakan
Pengalaman Kerja
Praktek Kerja Lapangan:
Praktek Kerja di : PT. Astra International, Jakarta
Periode : April 2016 – June 2017
Tujuan : Pekerjaan Sementara
Posisi : Adminsitrasi
Rincian Pekerjaan:
- Mengupdate data konsumen
- Mengatur jadwal pertemuan dengan konsumen
- Menyiapkan surat-surat pernawaran untuk konsumen
- Menyiapkan tagihan
Bekerja di PT. Apple Inc, Jakarta
Periode : Januari 2018 - Mei 2020
Status : Karyawan Tetap
Posisi : Staf Finance
Rincian pekerjaan :
- Melakukan surat menyurat bisnis
- Menerbitkan dan menerima faktur dari pemasok
- Mengelola kas kecil
- Mengontrol persediaan peralatan kantor
- Penggajian (payroll)
Demikian riwayat hidup ini saya buat dengan sebenarnya.
Jakarta, 17 Agustus 2020
Rangga Satriyo
Referensi :
- http://achmadhamdi.wordpress.com/surat-menyurat-dan-curriculum-vitae/
- http://muthiaa.wordpress.com/2012/06/20/surat-menyurat/
- http://alivikry.blogspot.com/2014/06/surat-menyurat.html
- http://santozagustinus.blogspot.com/2014/06/cv-curriculum-vitae-surat-menyurat.html
- http://ranggasatriyoo.blogspot.com/2014/06/surat-menyurat-dan-cv-curriculum-vitae.html
- http://mrizafahlifi.blogspot.com/2014/10/surat-menyurat-cv.html